خطوات عملية التحليل الوظيفي في إدارة الموارد البشرية
في الواقع العملي لا توجـد طريقـة واحـدة يمكـن تبنيها بحـذافيرها لتحليـل الوظـائف، ولكـن بشكل عـام فان جميع الطـرق تهتم بتحديـد الأهـداف مـن عمليـة التحليـل، وفئـة الوظائف المستهدفة، والفريـق القـائم بالعمليـة، ثم تبدأ باختيار الطريقة المناسبة لجمع المعلومات ثم تحلل هـذه المعلومـات وتخرجهـا علـى شـكل بطاقة الوصف الوظيفي.
وعليه يمكن ان نتبع الخطوات المنهجية التالية لعملية التحليل الوظيفي:
الخطوات المثالية لتنفيذ عملية التحليل الوظيفي
أولا : تحديد الوظائف التي يشملها التحليل.
ثانيــــا : اختيار المناصب التمثيلية.
ثالثــــا : تحديد الفريق القائم بعملية التحليل.
رابعــا : تحديد طرق جمع المعلومات.
خامسا : تنفيذ عملية التحليل الوظيفي.
سادسا : التحقق من دقة المخرجات.
سابعـا : توصيف العمل.
......................................
أولا : تحديد الوظائف التي يشملها التحليل
إن عدد الوظائف التي تشملها عملية التحليل الوظيفي هو عامل متغير في عملية التحليـل فمـثلا إذا كـان الهـدف مـن التحليـل هـو تحـسين ظـروف العمـل في الوظائف الفنية فـإن التحليـل يجـب أن يـشمل هـذه الوظائف دون غيرها.
ثانيا : اختيار المناصب التمثيلية
أحيانا قد تكون هناك الكثير من الوظائف المتشابهة لتحليلها.
على سبيل المثال، لو كان لدينا 100 فني صيانة، فعادة ما يكون من غير الضروري اجراء عملية التحليل مع جميع هؤلاء الفنيين في الوقت الذي تفي فيه عينة من 10 فنيين فقط.
ثالثا : تحديد الفريق القائم بعملية تحليل الوظائف
إن تحديد الفريق الذي يقوم بعملية التحليل يعتمـد علـى أمـور كثـيرة منهـا: حجـم الشركة ، تـوفر الإمكانـات الماليـة، طبيعة نظام الشركة ، هدف التحليل. لذلك توجد أمام الشركات العديد من الخيارات المتمثلة بمصادر المحللين نذكر منها على سبيل المثال:
محللون من داخل الشركة : وتتميز هذه الطريقة بأنه من يقوم بهذه المهمـة سـيكون علـى معرفـة بأسـاليب العمـل، ممـا يخفـض التكلفـة لهـا، إلا أن الشركة بحاجـة إلى تدريب هؤلاء المحللين للقيام بهذه المهمة.
محللـون مـن شركات استـشارية : وتكـون هـذه المؤسسات ذات خـبرة في هـذا المجال ، ويمكن اللجوء لذلك عند عدم توفر محللين داخليين، وهـؤلاء يقومـوا بإنجـاز مهـامهم بسرعة. إلا أن تكلفته مرتفعة.
محللون يعملون لحسابهم الخاص : يتوفر هؤلاء في مكاتب خاصة بهم ، حيث يقوم موظف واحد بهذه المهمة.
رابعا : تحديد طرق جمع المعلومات
توجد العديد من الطرق التي تعتمدها إدارات الموارد البشرية لجمع المعلومات وتختار كل شركة الطريقة التي تناسب سياسة عملها تبعا لحجم الشركة نفسها أو طبيعة عمل الشركة أو بيئة العمل أو غيرها من الأسباب.
[ تعرف على ابرز طرق جمع المعلومات او ما تسمى طرق التحليل الوظيفي - اضغط هنا ]
خامسا : التحليل الفعلي للوظائف
تبدأ عملية التحليل الوظيفي بمجرد البدء بجمع البيانات والمعلومات المتعلقة بالأنشطة الوظيفية والمهارات المطلوبة لدى الموظف بيئة العمل المحيطة والقدرات اللازمة لأداء الوظيفة والعديد من المعلومات ذات الصلة والتي تحدد معلم الوظيفة وما مطلوب من الموظف اداؤه في منصبه.
سادسا : التحقق من دقة المخرجات
بعد الانتهاء من جمع المعلومات بواسطة النماذج المعدة لذلك وحسب الطريقة التي تم اعتمادها والعمل بها، يلزم على المحلل التحقق من دقة المعلومات التي تم الحصول عليها ويكون ذلك مع المسؤول المباشر لكل موظف قام بملء استبيان التحليل، وهذا يساعد في التأكد من كون المعلومات صحيحة وكاملة و واقعية.
سابعا : تطوير الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية
وهما النتيجة المطلوبة من تحليل الوظيفة.
وصف الوظيفة يحدد المهام والواجبات الوظيفية المطلوبة وطبيعة العمل مثل ميزاتها المهمة و ظروف العمل ومخاطر السلامة.
بينما تلخص مواصفات الوظيفة الخبرات والمؤهلات العلمية والمهارات والصفات الشخصية المطلوب توافرها في شاغل الوظيفة. وقد يكون في ملف منفصل أو في نفس الملف مثل الوصف الوظيفي.
