بحث شامل حول الوصف الوظيفي وكتابة محتوى بطاقة الوصف الوظيفي خطوة بخطوة بحث شامل حول الوصف الوظيفي وكتابة محتوى بطاقة الوصف الوظيفي خطوة بخطوة

بحث شامل حول الوصف الوظيفي وكتابة محتوى بطاقة الوصف الوظيفي خطوة بخطوة



بعد اتمام إجراء عملية التحليل الوظيفي، يتم تنظيم المخرجات من هذه العملية وتنظيمها و وضعها في نموذج يُسمى "بطاقة الوصف الوظيفي"، وهوعبارة عن كتابة وصف كامل للمَهام والواجبات التي يقوم بها شاغل الوظيفة، وكذلك المؤهلات العلمية والعملية المطلوبة والصلاحيات المُخوَّلة وكذلك لمن يرفع تقاريره.

محددات إشغال الوظائف
ان الهدف الرئيسي لإدارة الموارد البشرية هو وضع الشخص المناسب في المكان المناسب، وإشغال كل وظيفة بالفرد الذي يصلح لها. وإلا فإن سوء الاختيار سيجلب الفوضى وخفض الروح المعنوية لدى المتميزين، و الهدر في الوقت والإمكانات، والتدني في مستوى الأداء الوظيفي والإداري، والزيادة في التكلفة.

ولتحقيق هذه الغاية، يتطلب الأمر من إدارة الموارد البشرية معرفة ما تشتمل عليه الوظائف من الواجبات والمسؤوليات، والظروف المحيطة، وما يجب أن يتوافر فيمن سيشغل كل وظيفة من شروط مثل:
  • نوع ومستوى التأهيل العلمي او الجامعي
  • الخبرة النوعية والزمنية
  • التدريب
  • المهارات

تعريف الوصف الوظيفي
وهو عبارة عن وصف مكتوب يحدد معالم الوظيفة بشكل يمكن استخدامه في جميع المجالات المتعلقة بالموارد البشرية ويتضمن:

1. قسم خاص بوصف الوظيفة Job Description 
وفيه يتم تحديد المسؤوليات والواجبات الوظيفية المطلوبة وطبيعة العمل.

 2. قسم خاص بمواصفات شاغل الوظيفة Job Specification
وفي هذا القسم يتم تحديد الخبرات والمؤهلات العلمية والمهارات والصفات الشخصية المطلوب توافرها في شاغل الوظيفة.

دليل وصف الوظائف او دليل الوصف الوظيفي
وهو عبارة عن ملف شامل يتضمن جميع بطاقات الوصف الوظيفي لكافة الوظائف المعتمدة في الشركة .

أهميه الوصف الوظيفي
يعتبر الوصف الوظيفي حجر الأساس لإدارة الموارد البشرية حيث يتم الرجوع للوصف الوظيفي في العديد من برامج الموارد البشرية ومن أهم تلك الاستخدامات ما يلي :

1- التخطيط الوظيفي
تفيد المعلومات التي يوفرها الوصف الوظيفي في إعادة تصميم الوظائف من خلال تحليل أعباء العمل، ومدى الحاجة إلى توظيف جديد، أو الاستغناء عن بعض الوظائف او الموظفين، او تجميع الوظائف المتشابهة في فئات وظيفية معينة وما الى ذلك من اجراءات التخطيط التي تستند في تحديدها الى دليل الوصف الوظيفي.

2- تحديد الأجور
يقدم الوصف الوظيفي اطار عام لطبيعة وظروف العمل وحجم المسؤوليات والمهام المناطة بشاغل الوظيفة وهذا في الواقع يساعد في تحديد الأجور والرواتب، فمثلا الوظائف التي تتطلب مؤهلات عالية اوالتي تنطوي على درجة خطورة عالية يحدد لها أجر أعلى من غيرها من الوظائف التي تكون ادنى منها في هذه المؤشرات.

3- التوظيف 
يقدم الوصف الوظيفي وصف موسع لكل وظيفة وبالتالي فهو يرسم صورة شاملة للشخص المطلوب لشغل كل وظيفة وبالتالي يتم الاستقطاب والاختيار والتوظيف بناءاً على هذا الاساس، حيث يكون واضحا لكل من الشركة متمثلة بالاشخاص المعنيين بالتوظيف ما هي المواصفات المطلوبة لشاغل الوظيفة وما هي المهام التي ستوكل اليه، ومن جانب اخر سيكون واضحا للمرشحين للوظائف ما المهام التي ستوكل لهم وما هي طبيعة العمل وظروفه ليساعدهم ذلك في قبول هذه الوظيفة او لا.

4- التدريب والتطوير
يتضمن الوصف الوظيفي مستوى المهارات المطلوبة في الموظف لاداء كل وظيفة وبالتالي إذا كان اداء الموظف لا يتناسب مع متطلبات الوصف الوظيفي يتم تدريب الموظف لتاهيله لاداء المهام كما محدد في الوصف الوظيفي.

5- تقييم الأداء
يحتاج تقييم الأداء إلى معايير محددة مسبقا لقياس أداء الموظف، واغلب هذه المعايير يقدمها الوصف الوظيفي وعليها يمكن قياس أداء كل موظف بشكل دقيق.

أهداف الوصيف الوظيفي :
  1. التخلص من التضارب او التداخل في الواجبات والمسؤوليات بين الوظائف مما يساعد كل موظف على التركيز في واجباته الاصلية فقط.
  2. الارتقاء بعملية التوظيف والزيادة من فاعليتها، حيث يسهل الوصف الوظيفي ويساعد على صياغة إعلانات التوظيف والمواصفات الخاصة بالوظائف.
  3. الدقة في تحديد واعداد برامج التدريب وذلك من خلال تحديد المهارات التي يفتقر لها الموظف وينبغي تدريبه عليها وذلك حسب محددات الوصف الوظيفي الخاص بالوظيفة التي يشغلها الموظف.
  4. جعل الموظف الحالي أو المرشح لشغل وظيفة حالية على علم واطلاع بما يجب عليه القيام به من مهام و واجبات .
  5. يُمَكّن المرشحين من فهم المسؤوليات الأساسية للمنصب الوظيفي فهما واضحا مما يمنحهم الفرصة لتحديد ملائمة الوظيفة لهم و يوفرعلى الشركة الوقت والموارد.

ملاحظات مهمة لصياغة بطاقات الوصف الوظيفي بشكل مثالي
  1. أن يكون العنوان الوظيفي واضحا ومختصرا يدل بشكل مباشر على محتوى الوظيفة.
  2. أن يشمل ملخص وصف الوظيفة كافة تفاصيل الأعمال التي تقع في حدود الوظيفة .
  3. أن تتم الصياغة بجمل سهلة التركيب واضحة المعاني توضح لكلا الطرفين الشركة والموظف ما هو مطلوب اداؤه في كل وظيفة.
  4. أن تذكر بوضوح تام الجهة التي تشرف على أداء الموظف والجهات التي يشرف هو عليها .
  5. أن يراعى تطابق التسلسل الإشرافي مع الهيكل التنظيمي للشركة .
  6. أن تذكر المؤهلات الدراسية اللازمة لأداء الوظيفة ومدة الخبرة الكلية المطلوبة والدورات التدريبية التى يلزم الحصول عليها واللغات والمهارات وما الى ذلك من متطلبات لأداء الوظيفة بشكل مثالي.

محتوى بطاقة الوصف الوظيفي
العنوان الوظيفي
ينبغي أن يتم وصف العنوان الدقيق للوظيفة باختصار ولكن بدقة. ولن يكون الوصف الغامض مثل "مدير" كافي، إلا في حال لم يكن هناك سوى وظيفة واحدة ينطبق عليها هذا العنوان.

ملخص الوظيفة
يجب أن يصف ملخص الوظيفة الطبيعة العامة للوظيفة و يشمل فقط المهام والانشطة الرئيسية بشكل موجز. 

اسم الشخص الذي يشغل الوظيفة
من الطبيعي أن يتم تضمين اسم الشخص الذي يشغل وظيفة معينة في وصف الوظيفة عندما يتم ارفاق الوصف ضمن ملف الموظف الخاص والذي يتضمن كل ما يخص الموظف، وفيما عدا ذلك  فانه لا يتم ادراج اسم اي شخص في اي وصف لانه يستخدم استخدام عام حيث يعتبر دليل وصف الوظائف مرجع لمدراء الاقسام لمعرفة ما هو واجب على موظفيهم وايضا مرجع للموظفين لمعرفة ما مطلوب منهم من مهام  و واجبات .

القسم 
وهو القسم الذي ينتمي له الموظف ويعمل ضمن ادارته .

العنوان الوظيفي للمسؤول المباشر
ينبغي ان يشتمل وصف الوظيفة على العنوان الوظيفي للشخص المسؤول عن صاحب الوصف الوظيفي والذي يتم رفع التقارير إليه. 

المهام والمسؤوليات
يتم من خلال الجزء الرئيسي من وصف الوظيفة عادة توضيح المهام أو المسؤوليات الرئيسية التي يقع تنفيذها على عاتق الشخص الذي يشغل الوظيفة. 

الوظائف التي يشرف عليها
ينبغي أن يتم تسجيل العناوين الوظيفية للموظفين الذين تقع مسؤولية إدارتهم ومتابعتهم على صاحب هذا الوصف الوظيفي .

بيئة وظروف العمل
عندما يكون هناك ظروف عمل خاصة تنطبق على الوظيفة، على سبيل المثال، العمل في جو ينطوي على نسبة من المخاطرة أو في بيئة عمل غير نظيفة، فإنه ينبغي أن يتم تسجيل ذلك في وصف الوظيفة. 

المؤهلات العلمية والخبرات المطلوبة
ينبغي ان يتضمن الوصف الوظيفي على المؤهلات والاختصاصات العلمية المطلوبة لشغل الوظيفة ومدة الخبرة اللازمة لدى شاغل الوظيفة .

المهارات والقدرات اللازمة
ينبغي ان يتضمن الوصف الوظيفي على المهارات والقدرات اللازم تواجدها لدى الموظف شاغل الوظيفة والتي تضمن تحقيق افضل اداء ممكن من شاغل الوظيفة .

تعليقات

إتـصـل بـنـا

إرسال

ابحث في الموقع