ما هي الوظائف الخمسة الرئيسية للإدارة ؟
فعلى سبيل المثال الإدارة هي الجهة المسؤولة عن جمع الموارد الاقتصادية وتوظيفها من أجل إشباع حاجات الناس في المجتمعات، حيث تتطور المجتمعات وتتقدم بالاعتماد على الإدارة ولهذا تعتمد الدول عليها من أجل توفير الرخاء لمواطنيها، وتعتبر الإدارة الناجحة أساس نجاح المنظومة السياسية والاقتصادية وهكذا.
قد تتبادر الى ذهنك الأسئلة التالية ، ما هي الإدارة أو ما هي وظيفة المدير ، او قد تُحَدِّث نفسك بأن ما حاجتي لمعرفة العملية الإدارية ما دام عناك من يتولى هذه العملية كالمدراء والرؤساء؟
في الواقع مفهوم الإدارة هو أوسع من هذا الفهم ، فكل موظف هو بمثابة مدير لكن بإختلاف حجم المسؤوليات ، فمهما كانت وظيفتك ستجد نفسك مضطراً لإدارة بعض الأمور ، ولكي تديرها بشكل جيد يتوجب عليك ان تكون مدركاً للعملية الإدارية و وظائفها ومبادئها الأساسية.
سنحاول في هذا المقال شرح وتبسيط العملية الإداريّة لتتكون لديك فكرة عامة و واضحة عن هذه العملية المهمة.
ما هي الإدارة؟
الإدارة
هي عملية إنسانية اجتماعية تتناسق فيها جهود العاملين في الشركة كأفراد وجماعات لتحقيق الأهداف التي أنشئت الشركة من أجل تحقيقها ، وذلك بأفضل استخدام ممكن للموارد المالية والبشرية والمادية المتاحة للشركة.
المدير
المدير
هو الإنسان الذي يوجه جهوده وجهود الآخرين معه لتحقيق الأهداف المتفق عليها ، مستعملا العمليات والمهارات الإدارية مع التوظيف الأمثل للقدرات والإمكانيات.
من المؤكد أنك ستحتاج الى تطبيق مبادئ الإدارة في عملك وفي حياتك الخاصة أيضا ، لكن تطبيقها يعتمد على ما تقوم بعمله ، فعندما تعمل في ظروف محددة وواضحة يمكنك استخدام الوظائف الخمسة للإدارة أما في حالات أخرى فقد تستخدم وظيفتين أو ثلاثا فقط.
سنقوم الآن بشرح كل وظيفة من هذه الوظائف الخمسة للإدارة بشكل مبسط ، فهذا يساعد على فهم ما هي الإدارة وكيف يمكنك تطبيقها في حياتك أو وظيفتك.
من المؤكد أنك ستحتاج الى تطبيق مبادئ الإدارة في عملك وفي حياتك الخاصة أيضا ، لكن تطبيقها يعتمد على ما تقوم بعمله ، فعندما تعمل في ظروف محددة وواضحة يمكنك استخدام الوظائف الخمسة للإدارة أما في حالات أخرى فقد تستخدم وظيفتين أو ثلاثا فقط.
سنقوم الآن بشرح كل وظيفة من هذه الوظائف الخمسة للإدارة بشكل مبسط ، فهذا يساعد على فهم ما هي الإدارة وكيف يمكنك تطبيقها في حياتك أو وظيفتك.
وظائف الإدارة الخمسة:
- التخطيط
- التنظيم
- التوظيف
- التوجيه
- الرقابة
الوظيفة الأولى: التخطيط
التخطيط هو الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهو القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط هو عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور و الإجابة عن أسئلة مثل:
- ماذا يجب أن نفعل.
- من الذي سيفعل.
- أين سنفعل.
- متى سنفعل.
- كيف سنفعل.
إن المفهوم العام للتخطيط يجيب على أربعة أسئلة هي:
- ماذا نريد أن نفعل أو ما هو هدفنا؟
- أين نحن من ذلك الهدف الآن؟
- ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟
- ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟
- تحديد الموارد المطلوبة.
- تحديد عدد ونوع الموظفين المطلوبين.
- تطوير الهيكل التنظيمي.
- تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب.
1. التخطيط الاستراتيجي:
ويتم فيه تحديد الأهداف العامة للشركة ويغطي غالبا فترات زمنية طويلة الأجل وتقوم به الإدارة العليا للشركة.إن أهم اهداف التخطيط الإستراتيجي هي :
- وضع خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للشركة ككل.
- خلق جو من المشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية.
- تطوير بيئة العمل من حيث تآلف خطط أقسام الشركة مع بعضها البعض.
2. التخطيط التكتيكي:
يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ النشاطات المحددة في الخطة الاستراتيجية ، ويهتم التخطيط التكتيكي بما يجب أن تقوم به كل إدارة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤولاً عن إنجازه.التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي ، المدى الزمني للتخطيط التكتيكي أقصر من مدى التخطيط الاستراتيجي ، كما أنه يركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للشركة.
3. التخطيط التنفيذي:
يركز على تخطيط الاحتياجات لإنجاز المسؤوليات المحددة لمدراء الأقسام او المشاريع ، يستخدم مدير القسم او مدير المشروع التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله.خطوات إعداد الخطط التنفيذية:
الخطوة الأولى: وضع الأهداف (تحديد الأهداف المستقبلية).الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة (تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف).
الخطوة الثالثة: تحديد البدائل (بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك).
الخطوة الرابعة: تقييم البدائل (عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة).
الخطوة الخامسة: اختيار الحل الأمثل (اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية).
الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة (تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير).
الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج (التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها).
الوظيفة الثانية: التنظيم
هو تحديد الأعمال المطلوب تنفيذها ثم تقسيمها إلى مجموعات يمكن ان يتولى كل منها شخص واحد .فالتنظيم هو الوظيفة التي تدمج الموارد البشرية مع الموارد المادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات فهو يوضح العلاقات بين الأنشطة والسلطات، حيث عرّف "وارين بلنكت" و "ريموند اتنر" في كتابهم "مقدمة الإدارة" وظيفة التنظيم على أنها عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خلال هيكل رسمي يبين المهام والسلطات.
توجد أربعة أنشطة بارزة في التنظيم هي :
- تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية.
- تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.
- تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة.
- تصميم مستويات اتخاذ القرارات.
الوظيفة الثالثة: التوظيف
هو عملية وضع الشخص المناسب في المكان المناسب في الشركة مع كل ما يسبق هذه العملية وما يتبعها من نشاطات وعمليات ذات صلة مباشرة بالموارد البشرية.
المورد البشري في الشركة هو المورد الأكثر أهمية من جميع الموارد الأخرى، و هذا الموارد تحصل عليه الشركة من خلال التوظيف، والتوظيف يبدأ بتخطيط الموارد البشرية واختيار الموظفين ويستمر طوال وجودهم بالشركة.
التوظيف هو عملية تعتبر جزء من مجموعة عمليات تُصَمَّم لتزويد الشركة بالأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة، و هذه العمليات تتضمن: تخطيط الموارد البشرية، تحليل الوظائف وتوصيفها، توفير الموظفين، التدريب والتطوير، تقييم ومتابعة الأداء، المكافآت والترقيات وخفض الدرجات والنقل، وإنهاء الخدمة وغيرها من العمليات.
إن عملية التوظيف بشكل عام تتكون من ثمان مهام أساسية صممت لتزويد الشركة بالأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة ، وهذه الخطوات الثمانية هي : تخطيط الموارد البشرية، استقطاب المرشحين، الاختيار، التعريف بالشركة (التوجيه والإرشاد)، التدريب والتطوير، تقييم الأداء، المكافآت والترقيات والنقل، وإنهاء الخدمة.
والآن سنتعرف على كل واحدة من هذه المهام الثماني بشيء من التفصيل:
خطوات عملية الاختيار قد تتضمن ملئ بعض الاستمارات، ومقابلات، واختبارات تحريرية أو مادية، والرجوع لأشخاص أو مصادر ذات علاقة بالشخص المتقدم للوظيفة.
المورد البشري في الشركة هو المورد الأكثر أهمية من جميع الموارد الأخرى، و هذا الموارد تحصل عليه الشركة من خلال التوظيف، والتوظيف يبدأ بتخطيط الموارد البشرية واختيار الموظفين ويستمر طوال وجودهم بالشركة.
التوظيف هو عملية تعتبر جزء من مجموعة عمليات تُصَمَّم لتزويد الشركة بالأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة، و هذه العمليات تتضمن: تخطيط الموارد البشرية، تحليل الوظائف وتوصيفها، توفير الموظفين، التدريب والتطوير، تقييم ومتابعة الأداء، المكافآت والترقيات وخفض الدرجات والنقل، وإنهاء الخدمة وغيرها من العمليات.
إن عملية التوظيف بشكل عام تتكون من ثمان مهام أساسية صممت لتزويد الشركة بالأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة ، وهذه الخطوات الثمانية هي : تخطيط الموارد البشرية، استقطاب المرشحين، الاختيار، التعريف بالشركة (التوجيه والإرشاد)، التدريب والتطوير، تقييم الأداء، المكافآت والترقيات والنقل، وإنهاء الخدمة.
والآن سنتعرف على كل واحدة من هذه المهام الثماني بشيء من التفصيل:
أولا: تخطيط الموارد البشرية:
إن الغاية من تخطيط الموارد البشرية هي التأكد من تغطية احتياجات الشركة من الموظفين ، ويتم ذلك من خلال تحليل خطط المنظمة لتحديد المهارات المطلوب توافرها في الموظفين. ولعملية تخطيط الموارد البشرية ثلاث عناصر هي:- التنبؤ باحتياجات الشركة من الموظفين.
- مقارنة احتياجات الشركة من الموظفين بموظفي الشركة الحاليين المرشحين لسد هذه الاحتياجات.
- تطوير خطط واضحة تبين عدد الأشخاص الذين سيتم تعيينهم (من خارج الشركة) ومن هم الأشخاص الذين سيتم تدريبهم (من داخل الشركة) لسد هذه الاحتياجات.
ثانيا: إستقطاب المرشحين:
في هذه العملية يجب على الإدارة جذب المرشحين لسد الاحتياجات من الوظائف الشاغرة ، وتستخدم الإدارة لهذا الغرض الوصف الوظيفي الذي يتضمن (مواصفات الوظيفة ومتطلبات الوظيفة) ، وتوجد العديد من المصادر للبحث عمن يغطي هذه الاحتياجات، مثل: مواقع التوظيف وشبكات التواصل الاجتماعي المهنية والمجلات المختصة بالإعلانات، ووكالات العمل، أو الاتصال بالمعاهد والكليات التجارية، ومصادر (داخلية و/أو خارجية) أخرى.ثالثا: الاختيار:
بعد عملية استقطاب المرشحين، يتم تقييم هؤلاء المرشحين الذين تقدموا لشغل الوظائف الشاغرة المُعلَن عنها، ويتم اختيار من تتوفر فيه المتطلبات والاحتياجات.خطوات عملية الاختيار قد تتضمن ملئ بعض الاستمارات، ومقابلات، واختبارات تحريرية أو مادية، والرجوع لأشخاص أو مصادر ذات علاقة بالشخص المتقدم للوظيفة.
رابعا: التعريف بالشركة (التوجيه والإرشاد):
بمجرد اختيار الموظف يجب أن يتم دمجه بالشركة ، عملية التعريف بالشركة أو عملية التوجيه والإرشاد تتضمن تعريف الموظف الجديد بقسمه ومديره وزملائه وإطلاعه على سياسات وأنظمة العمل في الشركة.خامسا: التدريب والتطوير:
من خلال التدريب والتطوير تحاول الشركة زيادة قدرة الموظفين على المشاركة في تحسين كفاءة عمليات الشركة.- التدريب: هو لزيادة مهارات الموظفين.
- التطوير: هو لإعداد الموظفين لإعطائهم مسؤوليات جديدة لإنجازها.
سادسا: تقييم الأداء:
يتم تصميم هذا النظام للتأكد من أن الأداء الفعلي للعمل يوافق معايير الأداء المحددة.سابعاً: المكافآت والترقيات والنقل
القرارات المتعلقة بالمكافآت التشجيعية، النقل، الترقيات، وإنزال درجة أو منصب الموظف كلها يجب أن تعتمد على نتائج تقييم الأداء.ثامنا: إنهاء الخدمة:
الاستقالة الاختيارية، والتقاعد، والإيقاف المؤقت، والفصل يجب أن تكون من اهتمامات الإدارة أيضا.الوظيفة الرابعة: التوجيه
بمجرد الانتهاء من صياغة خطط الشركة وتصميم هيكلها التنظيمي وتوظيف الموظفين فيها، تبدأ الخطوة التالية في العملية الإدارية وهي توجيه الموظفين باتجاه تحقيق الأهداف التنظيمية.
في هذه الوظيفة الإدارية يكون من واجب المدير تحقيق أهداف الشركة من خلال إرشاد الموظفين وتحفيزهم.
وظيفة التوجيه يشار إليها أحيانا على أنها التحفيز أو القيادة أو الإرشاد، لهذه الأسباب يعتبر التوجيه الوظيفة الأكثر أهمية في المستوى الإداري الأدنى لأنه ببساطة مكان تركز معظم الموظفين في الشركة.
وبالإشارة الى تعريف القيادة بأنها "إنجاز الأعمال من خلال الآخرين" فإن أي شخص يريد أن يكون مشرفا أو مديرا فعالا عليه أن يكون قياديا فعالا، فقدرته على توجيه الموظفين تبرهن على مدى فعاليته.
إذ يجب أن تتم متابعة عمليات التّخطيط، والتنظيم، والتّوظيف، والتوجيه للحفاظ على كفاءتها وفاعليتها، لذلك فالرقابة آخر الوظائف الخمسة للإدارة، وهي الوظيفة المعنيّة بمتابعة هذه الوظائف لتقييم أداء الشركة تجاه تحقيق أهدافها.
في الوظيفة الرقابية للإدارة، يتم تصميم معايير او مقاييس للأداء تستخدم لقياس التقدّم نحو الأهداف. مقاييس الأداء هذه تصمّم لتحديد ما إذا كانت الموارد البشرية والمادية في الشركة على المسار الصحيح في طريقها نحو تحقيق الأهداف او توجد انحرافات ينبغي تصحيحها.
وظيفة الرقابة مرتبطة بشكل كبير بالتّخطيط . في الحقيقة، الغرض الأساسيّ من الرقابة هو تحديد مدى نجاح وظيفة التخطيط. هذه العمليّة يمكن أن تحصر في أربعة خطوات أساسيّة تطبّق على أيّ شخص أو بند أو عملية يراد التحكم بها ومراقبتها:
هذه الخطوات الأساسية الأربعة هي:
المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيّا كانت المعايير، يمكن تصنيفهم جميعا إلى : المعايير الإداريّة و المعايير التّقنيّة.
إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. إما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.
في هذه الوظيفة الإدارية يكون من واجب المدير تحقيق أهداف الشركة من خلال إرشاد الموظفين وتحفيزهم.
وظيفة التوجيه يشار إليها أحيانا على أنها التحفيز أو القيادة أو الإرشاد، لهذه الأسباب يعتبر التوجيه الوظيفة الأكثر أهمية في المستوى الإداري الأدنى لأنه ببساطة مكان تركز معظم الموظفين في الشركة.
وبالإشارة الى تعريف القيادة بأنها "إنجاز الأعمال من خلال الآخرين" فإن أي شخص يريد أن يكون مشرفا أو مديرا فعالا عليه أن يكون قياديا فعالا، فقدرته على توجيه الموظفين تبرهن على مدى فعاليته.
الوظيفة الخامسة: الرقابة
وهي عملية مراقبة أداء الشركة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.إذ يجب أن تتم متابعة عمليات التّخطيط، والتنظيم، والتّوظيف، والتوجيه للحفاظ على كفاءتها وفاعليتها، لذلك فالرقابة آخر الوظائف الخمسة للإدارة، وهي الوظيفة المعنيّة بمتابعة هذه الوظائف لتقييم أداء الشركة تجاه تحقيق أهدافها.
في الوظيفة الرقابية للإدارة، يتم تصميم معايير او مقاييس للأداء تستخدم لقياس التقدّم نحو الأهداف. مقاييس الأداء هذه تصمّم لتحديد ما إذا كانت الموارد البشرية والمادية في الشركة على المسار الصحيح في طريقها نحو تحقيق الأهداف او توجد انحرافات ينبغي تصحيحها.
وظيفة الرقابة مرتبطة بشكل كبير بالتّخطيط . في الحقيقة، الغرض الأساسيّ من الرقابة هو تحديد مدى نجاح وظيفة التخطيط. هذه العمليّة يمكن أن تحصر في أربعة خطوات أساسيّة تطبّق على أيّ شخص أو بند أو عملية يراد التحكم بها ومراقبتها:
هذه الخطوات الأساسية الأربعة هي:
1- إعداد معايير الأداء:
المعيار هو أداة قياس، كمّيّة أو نوعيّة، تصمّم لمساعدة مراقب أداء الموظفين أو الإنتاج أو العمليّات.المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيّا كانت المعايير، يمكن تصنيفهم جميعا إلى : المعايير الإداريّة و المعايير التّقنيّة.
2- متابعة الأداء الفعليّ:
هذه الخطوة تعتبر مقياس وقائيّ.3- قياس الأداء:
في هذه الخطوة، يقيس المديرين الأداء ويحدّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة.إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. إما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.
