الدليل الشامل لتصميم وإعداد هيكل الرواتب والأجور خطوة بخطوة

إن التخطيط للأجور والرواتب وإدارتها هو جزء لا يتجزأ من الإدارة الشاملة لأي عمل تجاري، إذ إن وجود سلم رواتب رصين وتنافسي ونظام عملي لإدارة ومتابعة الأجور والرواتب يمكن أن يساعدك في ضبط نفقات الموظفين، ورفع معنوياتهم، وخفض معدل دوران الموظفين او الدوران الوظيفي وكلما كان تنافسي كلما كان عاملا فعالا لجذب افضل المواهب للعمل في شركتك.

كيف يمكن لنظام الأجور والرواتب أن يساعدك؟

يساعدك نظام الأجور والرواتب على سبيل المثال لا الحصر في الجوانب التالية:

1- التوظيف

يساعدك نظام الأجور في إدارة الموارد البشرية اذا كان مُعدّ بشكل احترافي وتنافسي على جذب افضل المواهب وأصحاب الخبرات للعمل لديك وهذا بالفعل يمنحك ميزة تنافسية تزيد من فعالية عملية التوظيف لديك.

2- الاحتفاظ بالموظفين

للرواتب والأجور دور هام وفعال في الاستقرار الوظيفي والاحتفاظ بالموظفين وبالتالي خفض معدل الدوران الوظيفي او دوران العمالة ، إذ كلما كان هيكل الرواتب والأجور عادل ومكافئ وكذلك تنافسي في سوق العمل كلما شجع الموظفين على البقاء في الشركة بل وحتى خلق الرضا الوظيفي لديهم.

3- التحفيز

لا تخلو أنظمة الأجور والرواتب الممتازة من خطط حوافز للموظفين تحثهم على التطلع نحو فرص جديدة أو ترقية ضمن الشركة او زيادة دورية في الراتب او حتى مكافئات مالية او عينية.

4- الإمتثال

سيساعدك أيضاً وجود نظام أجور و رواتب رسمي على ضمان تحصيل الضرائب والتخفيضات الحكومية المتعلقة بالتوظيف وتجنب حالات عدم الامتثال.

إعداد هيكل الرواتب والأجور

خطوات تصميم نظام الأجور

ينبغي ان تولي اهتماماً كبيراً ووقتاً كافياً لتطوير نظام الأجور والرواتب ، كما ينبغي ان تدرك أنه من أهم الأشياء التي يجب مراعاتها عند إنشاء وتصميم نظام الأجور والرواتب في شركتك هو قبول وتفهم ودعم موظفيك.

كيفية إعداد هيكل الأجور

لكي تعد خطة سلم الرواتب والأجور فأنت تحتاج الى :

تعريف الوظائف
تقييم الوظائف
تسعير الوظائف
تنفيذ سلم الرواتب والعمل به
إخبار الموظفين عن السلم الجديد
إجراء تقييم لأداء الموظفين
متابعة وتحديث سلم الرواتب

الخطوة ١: تعريف الوظائف

تحتاج أولاً أن تعد دليل الوصف الوظيفي الذي يتضمن بطاقة الوصف الوظيفي لكل وظيفة ، بإمكانك إعداد وكتابة الوصف الوظيفي للوظائف بنفسك ان كنت محترفا بهذا الشأن وقد مارست هذا العمل من قبل ، أو ان تُوكِل هذا العمل الى جهة خارجية استشارية تقدم هكذا خدمات.

عناصر الوصف الوظيفي:

العنوان الوظيفي
التسلسل الإداري بالنسبة للإبلاغ عن المسؤوليات وارسال التقارير
مسؤوليات الوظيفة
متطلبات الوظيفة

يمكن استخدام دليل الوصف الوظيفي في العمليات التالية:

تعيين وتدريب الموظفين
إعادة ترتيب الواجبات في الشركة
تقييم الأداء الوظيفي بناء على المهام المسندة
تخطيط الموارد البشرية
وبشكل أساسي أيضا يستخدم في تصميم هيكل الأجور والرواتب

الخطوة ٢: تقييم الوظائف

إن الأسلوب الجيد والفعال في تقييم الوظائف في الشركات التي تضم 100 موظف أو أقل هو أسلوب التصنيف الأساسي، ففي هذا الأسلوب تًقارن الأوصاف الوظيفية مع بعضها البعض وتُرَتَّب بناءً على مستوى الصعوبة والمسؤولية.

بعد ترتيب الأوصاف الوظيفية ، قم بتجميع الوظائف المتشابهة في المهام والمسؤوليات ضمن درجة الأجر الواحدة، يمكنك عندئذ ترتيب هذه المجموعات في فئات متسلسلة من الأعلى أجراً إلى الأقل أجراً وفق مستويات الأجور.

يتوقف عدد مستويات الأجور على العدد الكلي للوظائف وأنواعها في شركتك ، وعادة لن تحتاج شركة تضم أقل من 100 وظيفة إلا إلى 10 أو 12 مستوى.

الخطوة ٣: تسعير الوظائف

بعد تقييم كل مستوى من مستويات الأجور في شركتك سواءً بالعملة المحلية لبلدك او بالدولار مثلا، جاء الدور لتسعير كل وظيفة وتحديد مبلغ معين يقابلها كأجر او راتب يستحقه الموظف الذي يشغل هذه الوظيفة، ويمكنك القيام بذلك لكن من بعد التعرف على معدلات الأجور والرواتب التي تدفعها الشركات المنافسة لموظفيها.

يمكنك ذلك من خلال إلقاء نظرة على المعدلات الحالية للرواتب في الشركات المنافسة لك في نفس الصناعة او القطّاع والتي تمارس اعمالها في نفس المنطقة او البلد.

كما بإمكانك أيضا الحصول على البيانات التي تحتاجها من مصادر ذات صلة بهذا الشأن مثل غرفة التجارة المحلية أو روابط واتحادات الأعمال التجارية في منطقتك او بلدك ، أو المنظمات والنقابات ذات الصلة.

وإذا كنت فعلا تنتمي إلى رابطة تجارية ، فانه بإمكان تلك الرابطة ان تزودك بمستويات معيارية للأجور والرواتب لكل الوظائف المتاحة في شركتك.

تذكر أنه ينبغي أن تدفع لموظفيك على الأقل المستويات الدنيا من الأجور و الرواتب التي ينص عليها قانون العمل المحلي في بلدك.

عند دراسة ومراجعة معدلات الرواتب والأجور في منطقتك والتي تُدفع لوظائف معينة (نفسها الوظائف الموجودة في شركتك)، تأكد من مقارنة الأوصاف الوظيفية لتلك الوظائف مع الاوصاف الوظيفية لوظائفك ، وليس فقط العناوين الوظيفية.

"فمدير مبيعات" في قسم مبيعات يضم 5 موظفين، لا يمكن ان تكون حجم مسؤولياته وبالتالي راتبه كمسؤوليات وراتب "مدير مبيعات" في قسم مبيعات يضم 100 موظف مبيعات، وكذلك لا يمكن ان يكون راتب "مختص توظيف" في شركة عدد موظفيها 50 موظف كراتب مختص توظيف في شركة عدد موظفيها 300 وحجم اعمالها متزايد.

بمجرد حصولك على نموذج لمعدلات الأجور والرواتب المحلية، بإمكانك حساب متوسط معدل الراتب لكل وظيفة وتسجيله في ورقة عمل.

على سبيل المثال:

مستوى الراتب	الوظيفة	متوسط الراتب
1	مساعد موارد بشرية	570 دولار
2	موظف موارد بشرية	630 دولار
3	اخصائي موارد بشرية	680 دولار
4	مشرف موارد بشرية	720 دولار
5	مدير موارد بشرية	810 دولار

نطاق الراتب

بناءً على متوسط معدل الرواتب الذي توصلت اليه ، أصبح بإمكانك ان تصمم نطاق الرواتب الخاص بشركتك ولجميع الوظائف ، بمعنى تصميم معدل راتب لكل وظيفة يتكون من "الحد الأدنى" و "المتوسط" و "الحد الأعلى".

والتصميم النموذجي لنطاق الرواتب (الحد الأدنى والحد الأعلى) للراتب ، أن يكون بالنسب التالية:

الحد الأدنى للراتب = 85% من متوسط الراتب
متوسط الراتب (أو الحد المتوسط للراتب)
الحد الأعلى للراتب = 115% من متوسط الراتب

بمعنى لو كان متوسط راتب المحاسب هو 800 دولار ، فإن الحد الأدنى لراتب المحاسب هو 680 دولار والحد الأعلى له هو 920 دولار.

بمجرد أن تُكمل تصميم نطاق الرواتب لكل الوظائف في شركتك ، فإن هيكل الرواتب سيكون كالتالي بشكله النهائي:

* (الجدول ادناه هو نتيجة للمثال في الجدول أعلاه)

نطاق الراتب	الحد الأدنى للراتب	متوسط الراتب	الحد الأعلى للراتب
1	490 دولار	570 دولار	660 دولار
2	530 دولار	630 دولار	720 دولار
3	580 دولار	680 دولار	780 دولار
4	610 دولار	720 دولار	830 دولار
5	690 دولار	810 دولار	930 دولار

يجب ان يكون نظام الرواتب والأجور الذي يتم تصميمه قادراً على الربط بين الأجور الفردية والأداء الوظيفي وبين المساهمة وأهداف الشركة. ويجب أيضاً أن يتسم بالمرونة بشكلٍ كافٍ للتعامل مع الأوضاع الخاصة والتغيرات الطارئة.

الخطوة ٤: تنفيذ سلم الرواتب والعمل به

بمجرد وضع اللمسات الأخيرة على هيكل الرواتب والأجور خاصَّتَك واكمال تصميمه، يأتي الدور لتنفيذ هذا الهيكل والعمل به، وهنا ينبغي عليك النظر في كيفية إدارة هذا الهيكل وتطبيقه على ارض الواقع، اذ تعد هذه المرحلة حساسة جدا، فعند تطبيق سلم الرواتب على ارض الواقع ستكون هنالك زيادة في رواتب بعض الموظفين وفي المقابل سوف يكون هنالك تخفيض في رواتب آخرين لا سيما لو كان هناك تفاوت كبير في الرواتب، لذلك يفضل التعامل بحكمة واحتراف في هذه المرحلة.

يمكن البدء بتطبيق سلم الرواتب بشكل منح علاوات فردية في الرواتب وتوجد العديد من الصيغ لمنح هذه العلاوات التي تعمل على موازنة الرواتب وفقا لهيكل الرواتب الجديد ، نذكر منها التالي :

علاوات الكفاءة ، والتي ُتمنح للإشادة بالأداء والمساهمة.
علاوات الترقية للموظفين المعينين في أعمال مختلفة ذات مستويات أعلى للرواتب (الحد الأعلى للراتب).
ميزان تصاعدي لأجور الموظفين الذين هم تحت المعدل الأدنى للتوظيف أو (الحد الأدنى للراتب).
زيادة رواتب الموظفين الجدد بعد فترة الاختبار الذين وصلوا إلى المستوى المطلوب للمهارات والخبرة الضرورية.
علاوات الأقدمية على الوقت الذي أمضاه الموظفون مع الشركة.
علاوات عامة تمنح لكي يبقى الراتب تنافسياً.

الخطوة ٥: إخبار الموظفين عن السلم الجديد

بعد أن تباشر في تنفيذ خطة الهيكل الجديد للرواتب على ارض الواقع ، يجب عليك أن تأخذ في الإعتبار كيفية إخبار الموظفين عنها.

إن إنشاء وتصميم هيكل رواتب وأجور رصين وتنافسي هو أولوية بلا شك ، لكن أن تتواصل مع موظفيك بوضوح وصراحة بخصوص هيكل الرواتب الجديد فهو مهم أيضاً.

تأكد من أن جميع مدراء الأقسام في شركتك على دراية بحيثيات الهيكل ويستطيعوا أن يشرحوها لموظفيهم ، أيضاً من المستحسن استعراض الهيكل ومناقشته دورياً مع كل الموظفين.

الخطوة ٦: تقييم أداء الموظفين

تتمثل آخر خطوة في خطة إدارة هيكل الرواتب الأجور في تقييمات الأداء ، فالكثير من الشركات تعتمد نظام علاوة الكفاءة في الرواتب ، والتي تتطلب استعراضاً دورياً لمدى جودة أداء الموظفين لواجباتهم المسندة إليهم.

يمكن لخطة فعالة لتقييم الموظفين أن:

تساعد في تحقيق تواصل متبادل بين المدراء والموظفين بشكل أفضل
تربط بين أجور الموظفين وبين أدائهم الوظيفي
توفر نهجاً معيارياً لتقييم الأداء
تساعد الموظفين على فهم مسؤولياتهم وتوقعاتهم
تحدد أهدافاً تحث موظفيك على التطلع نحو تحقيقها

استعراض الأداء لا يساعد فقط الموظف الذي هو قيد التقييم، بل يساعد أيضاً المدير في فهمه لما يجري حوله بشكل أعمق من تحديات ومشاكل ومتطلبات لدى موظفيه.

ويمكن للحوار المفتوح بين الموظف والمدير أن يلفت نظر المدير إلى التحسينات المطلوبة في خطط العمل، والإجراءات، والتدريب، وعناصر أخرى قد تؤثر على أداء الموظف.

عندما تقوم بإعداد نظام تقييم، من المستحسن أن تضع طريقة رسمية ، ويشمل التقييم النمطي لمستوى الأداء في العمل العوامل التالية:

النتائج التي تم تحقيقها
جودة الأداء
حجم العمل
فعالية العمل مع الآخرين
فعالية التعامل مع الزبائن والموردين، إلخ.
روح المبادرة
معرفة العمل
درجة الاستقلالية

يمكنك أن تعد شكلا خاصاً بك لتقييمات الأداء وذلك باستخدام احدث التقنيات والنظريات في علم الإدارة بشكل عام وإدارة أداء الموارد البشرية بشكل خاص، لكن عليك أن تتأكد من أن الأشكال التي تعدها تطابق العمل الذي تقوم بمراجعته.