كل ما تحتاج لمعرفته لإجراء مقابلة ترك العمل مع الموظف المستقيل بشكل احترافي وفعال كل ما تحتاج لمعرفته لإجراء مقابلة ترك العمل مع الموظف المستقيل بشكل احترافي وفعال

كل ما تحتاج لمعرفته لإجراء مقابلة ترك العمل مع الموظف المستقيل بشكل احترافي وفعال


في هذه المقال سوف نغطي كيفية إجراء مقابلة الخروج أو ما تسمى (مقابلة ترك العمل) وكذلك (مقابلة الاستقالة)، والأسئلة التي يجب تضمينها ، وكيفية الاستفادة القصوى من المعلومات التي تحصل عليها من مقابلات الخروج هذه.
  1. ما هي مقابلة ترك العمل؟
  2. إرشادات مقابلة ترك العمل
  3. نصائح مقابلة ترك العمل وأفضل الممارسات
  4. أسئلة مقابلة ترك العمل

1- ما هي مقابلة ترك العمل؟

مقابلة ترك العمل او مقابلة الخروج او مقابلة الاستقالة هي عبارة عن اجتماع منظم بين شخص متخصص يمثل الشركة والموظف الذي يقرر الاستقالة وترك الشركة.

تتضمن مقابلات الخروج أسئلة حول تجارب الموظف خلال فترة عمله مع الشركة.

لماذا مقابلة الاستقالة مهمة وما الفائدة منها؟

تمنح مقابلة الاستقالة لقسم الموارد البشرية الفرصة لمعرفة سبب استقالة الموظف وقراره بترك وظيفته.

كما يتيح للموظفين تقديم ملاحظات قيمة ويمهد الطريق لإنهاء علاقة العمل بشكل ودي.

إذا قرر الموظف المغادرة بسبب مشاكل في مكان العمل، فيمكنك من خلال مقابلة الاستقالة او مقابلة الخروج معرفة ماهية هذه المشاكل لتجنب استقالة الموظفين الآخرين في المستقبل وللأسباب نفسها.

تشمل الفوائد الرئيسية لمقابلات ترك العمل ما يلي:
  • معرفة المشاكل في مكان العمل ووضع الحلول لها
  • العثور على الأسباب الجذرية التي تدفع الموظفين للإستقالة
  • الحصول على معلومات قيمة تساعد على تحسين بيئة العمل في الشركة
  • تعطيك صورة واضحة عن تجربة الموظف الحقيقية

2- إرشادات مقابلة ترك العمل

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إجراء مقابلات ترك العمل، فيمكنك استخدام هذا الدليل كنموذج وتعديله حسب الحاجة:

1. قم بإنشاء قائمة الأسئلة ذات الجدوى العملية

ستوجه هذه الأسئلة مقابلة ترك العمل وتضمن عدم نسيان أي أجزاء مهمة من المحادثة.

يجب أن تغطي أسئلتك العديد من جوانب الشركة بشكل عام ، و وظيفة ومسؤوليات الموظف المستقيل ، وأسباب مغادرته.

ملاحظة: من الجيد إتاحة مساحة إضافية للتعليقات او الملاحظات التي قد لم يتم التخطيط لها او تضمينها مسبقًا في الاستبيان.

2. شمول جميع الموظفين بمقابلة ترك العمل

يجب أن يخضع أي موظف يغادر الشركة لمقابلة ترك العمل.

حتى إذا كان الموظف المستقيل ساخطًا أو مستاءاً، فأحرص على إجراء مقابلة ترك العمل معه كلما أمكن ذلك.

قد لا يكون هذا ممكنًا في كل حالة، فعلى سبيل المثال في حال ترك الموظف العمل فجأة من دون اشعار مسبق للشركة، ولكن لا يزال يتعين عليك بذل جهدك لإجراء مقابلة إنهاء الخدمة.

في حين أن إجراء مقابلة مع شخص غير سعيد قد لا يكون أمرًا لطيفًا ، إلا أنه قد يمنحه فرصة للتعبير عن مظالمه وإعطائك نظرة واضحة عن سبب عدم رضاه.

تخليك عن إجراء مقابلة ترك العمل مع الموظفين المستقيلين يعني تفويتك فرصة الحصول على معلومات قيمة حول منظور الموظفين حول الشركة وأدوارهم فيها ومدى رضاهم عن الشركة وارتياحهم فيها.

3. اختر الوقت المناسب

جميع الموظفين لديهم جداول زمنية والتزامات مختلفة خلال أوقات عملهم، ومن المهم مراعاة ذلك حتى لا تفوت فرصة اجراء مقابلة ترك العمل مع الموظف المستقيل.

اختر الوقت المناسب لإجراء مقابلة ترك العمل بحيث لا تكون مبكرة جدا ولا تكون متأخرة كثيراً، فالموظف الذي لا يزال يتعين عليه العمل أسبوعًا آخر قبل مغادرته العمل قد لا يكون صريحًا بما فيه الكفاية لجعل المقابلة مجدية وفعالة، وكذلك الموظف المستقيل الذي يطُلب منه الحضور لإجراء مقابلة ترك العمل معه بعد أسبوع أو أكثر من ترك الشركة ليس لديه دافع حقيقي لإجراء مقابلة لا تفيده بشكل مباشر.

كلما كان ذلك ممكنًا ، قم بإجراء مقابلة ترك العمل بالقرب من آخر يوم للموظف في العمل.

4. اختيار الشخص المناسب لإجراء هذا النوع من المقابلات

لا يشعر الموظف في كثير من الأحيان بالراحة عند تقديم الملاحظات او الشكاوى للمشرف المباشر عليه ، خاصة إذا كانت تلك الملاحظات تحتوي على شكاوى حول المشرف المباشر نفسه.

في حين أنه قد يكون من المفيد أن تقوم إدارة داخل نفس القسم بإجراء المقابلة (إذ قد يكون لديهم المزيد من المعرفة الخاصة بالقسم للاستفادة منها).

حاول تجنب تعيين المشرف المباشر للموظف لإجراء المقابلة.

في الواقع ، يشعر العديد من الموظفين براحة أكبر عند تقديم إجابات صادقة وصريحة أثناء مقابلات الاستقالة مع الشخص المختص من قسم الموارد البشرية او مع مدير القسم الذي يعمل فيه الموظف المستقيل والذي يكون منصبه اعلى من المشرف المباشر على الموظف.

مع ذلك ، فإن الشخص الأنسب لإجراء مثل هذه المقابلات ينبغي ان يكون من قسم الموارد البشرية (HR).

هذا هو مجال تخصصه وقد يكون قادر على إجراء مقابلات أكثر حيادية لكل من الموظف والقسم ككل.

5. إجراء المقابلة

تأكد من تدوين الملاحظات عند الحاجة وتسجيل أي تعليقات او استنتاجات جديرة بالملاحظة قد تكون مفيدة للتحليل في المستقبل.

عرّف عن نفسك (إذا لم تكن أنت والموظف يعرف بعضكما البعض بالفعل)، وذكّره بإيجاز أنك هنا لإجراء مقابلة ترك العمل.

قد يساعدك هذا أيضًا في ضبط سياق المقابلة لمراجعة الموضوعات الرئيسية التي تخطط لتغطيتها.

يجب أن تكون أسئلة مقابلة الخروج بترتيب ينتقل بسلاسة من موضوع إلى آخر (أي ما هي وظيفتك؟ بعد ذلك ، ما هي مسؤولياتك الرئيسية ، وهل تشعر أن راتبك او اجرك عن وظيفتك كان عادلاً؟).

يتيح لك ذلك إجراء المقابلة بترتيب طبيعي أكثر ، مع الاستمرار في تغطية الأسئلة الموجودة في قائمتك.

ومع ذلك ، لا تقاطع الشخص الذي تتم مقابلته إذا كان لديه معلومات أخرى لعرضها - فأنت لست ملزمًا بترتيب قائمة الأسئلة الخاصة بك. قم بتدوين ملاحظات عنها أثناء المقابلة نفسها.

في ختام المقابلة ، اشكر الشخص الذي تمت مقابلته على وقته وإجاباته واطلب الإذن للاتصال به في المستقبل إذا كنت بحاجة إلى توضيح أو معلومات إضافية.

إذا لزم الأمر ، تأكد من حصولك على معلومات الاتصال المناسبة.

6. استثمر المعلومات والاستنتاجات التي توصلت اليها

تعد مقابلة الاستقالة بحد ذاتها مهمة بقدر ما تفعله بالمعلومات التي تحصل عليها والاستنتاجات التي توصلت اليها بعد إجراء المقابلة.

تمنحك مقابلات ترك العمل حصيلة من المعلومات التي لا يستهان بأهميتها على الإطلاق. ومع ذلك ، فإن جمع هذه المعلومات ومشاركتها مع الإدارة هي ببساطة الخطوات الأولى ليس الا، فبمجرد حصولك على المعلومات اللازمة، ستكون بحاجة إلى تقييم المعلومات الأكثر قيمة على وجه الخصوص من بين جميع المعلومات التي جمعتها.

  • هل هناك مشاكل بعينها تُطرح باستمرار وبشكل متكرر في مقابلات ترك العمل؟
  • هل غالبًا ما يكون للموظفين نفس الأسباب لترك العمل والاستقالة؟
حدد هذه المفاصل الحاسمة ، ثم اعمل مع الإدارة لوضع خطة لإجراء تغييرات داخل الشركة يمكنها حل هذه المشكلات.
ملاحظة: أثناء مشاركة المعلومات التي حصلت عليها مع الإدارة او الأطراف المعنية، تذكر ضرورة الحفاظ على خصوصية الموظف المستقيل الذي تمت معه المقابلة.

3- نصائح مقابلة الخروج وأفضل الممارسات

ستساعدك قائمة النصائح وأفضل الممارسات هذه على تبسيط عملية مقابلة الخروج الناجحة.

1. ماذا أقول في مقابلة الخروج

من المهم صياغة الأسئلة والردود بشكل صحيح لتحقيق النتائج التي تريدها في مقابلة نهاية الخدمة.

الأسئلة المفتوحة مهمة للغاية لأنها تتيح للأشخاص تقديم إجابات موسعة ومفتوحة أكثر، ولا يمكنك الحصول عليها من أنواع أسئلة الـ "نعم أو لا".

تأكد من أن الشخص الذي تجري معه المقابلة يعرف أنك تبحث عن تعليقات صادقة وأن إجاباته لن تنعكس سلبا على الموقف المهني للموظف مع الشركة مستقبلا في حال احتاجها كمرجع.

اطرح أسئلة مستهدفة ومحددة مسبقاً، ولكن أيضًا اسمح للشخص الذي تتم مقابلته بأخذ المساحة الكافية من الراحة التي تجعله يجيب على كل اسئلتك بصدق ومن دون تحفظ او تردد.

2. اعطِ مرونة كافية لإنسيابية مجريات المقابلة

نعم ، أنت بحاجة إلى إعداد قائمة من الأسئلة المعدة مسبقا لتغطيتها أثناء مقابلة ترك العمل. ومع ذلك ، هناك الكثير من المعلومات والاستنتاجات القيمة التي يمكنك الحصول عليها والتي قد لا يتم تناولها على وجه التحديد في الاستبيان الخاص بك.

اجعل الاطار العام للمقابلة محدد بالأسئلة التي لديك، لكن لا تقاطع الشخص الذي تجري معه المقابلة عندما يتحدث عن موضوع لم تسأله عنه لكنه ذو صلة بالموضوع العام للمقابلة.

قد تجد لاحقا أن بعض المعلومات غير المتوقعة (والمفيدة) تأتي من حديث جانبي غير مخطط له.

3. المتابعة بعد المقابلة

مقابلة ترك العمل او مقابلة الاستقالة هي ليست اخر اجراء يتم مع الموظف المستقيل، فلا تجعل المقابلة في اخر يوم للموظف في الشركة بل اجعلها قبل ذلك بقليل، هذا يمكنك من المتابعة مع الموظف وهو لا زال في الشركة في حال احتجت للمتابعة معه بخصوص نقاط معينة.

أيضا قد لا يشعر الموظف المستقيل بالراحة عند إعطاء إجابات محددة في يومه الأخير.

4. اجع جو المقابلة ودي ومرن وبعيد عن الضغط والتوتر

دع الموظف المستقيل الذي تجري معه المقابلة يعرف أن هذه المقابلة تساعد الشركة في الحصول على الملاحظات المهمة حول بيئة العمل والمشاكل التي يواجهها الموظفون في عملهم سواء نقص الموارد والتجهيزات او سوء التوجيه او التنظيم من قبل المدراء او غيرها من الملاحظات، وضح له أنه لن يكون هناك أي تداعيات على ملاحظاته او أي إجراءات ستتخذ بحقه.

أخلق جو مريح وغير رسمي ومنفتح حتى يتمكن الموظف المستقيل من الإجابة على جميع الأسئلة بشكل كامل بصدق وبصراحة.

ملاحظة: ليست هناك حاجة او ضرورة إلى لجنة لإجراء المقابلة، فيكفي ان يكون موظف واحد مختص يجري المقابلة مع الموظف المستقيل.

4- أسئلة مقابلة ترك العمل

فيما يلي قائمة بأسئلة مقابلة الخروج او ترك العمل التي يمكنك استخدامها، والأسباب التي قد تكون ذات صلة بشركتك.

1. ما هي وظيفتك ، وما هي مسؤولياتك؟

هذا السؤال ثابت ويرد في جميع المقابلات لكونه ضروري وغالبا ما يترأس أسئلة مقابلات ترك العمل.

2. هل تلقيت الدعم والتدريب الكافيين؟

حتى مع وجود برنامج تدريبي منتظم ، قد يجد الموظفون فجوات معرفية قد تمر دون أن يلاحظها أحد ، مما يعني أنك بحاجة إلى تحديث مواد التدريب.

يشير الدعم إلى الموارد والأدوات والبرامج والمساعدة المتاحة للموظفين التي يحتاجونها لإكمال وظائفهم بنجاح.

3. هل كانت هناك موارد كنت بحاجة إليها في وظيفتك ولم يتم توفيرها؟

يساعدك هذا على خلق مكان عمل أكثر سلاسة وانتاجية للموظفين الجدد وكذلك الموظفين الحاليين الذين قد لا يشعرون بالراحة عند طلب موارد إضافية.

4. ما هو أصعب جزء في عملك؟

عندما يغادر الموظفون ، قد يشعرون براحة أكبر في التعبير عن المظالم مع المشرفين أو زملائهم في العمل أو متطلبات عملهم بشكل عام.

5. ما هو أفضل جزء كان في وظيفتك؟

يمكن أن تساعدك الإجابة على هذا السؤال في تحديد ما يجعل الموظفين سعداء ، وتسمح لك بتعزيز هذا الجانب من مكان العمل.

6. ما هو سبب أو أسباب تركك للشركة؟

قد لا يساعدك اكتشاف العوامل الدافعة لترك الموظفين في الحفاظ على الشخص الذي تجري مقابلته ، ولكن يمكن أن يساعدك على تجنب فقدان موظفين آخرين مهمين.

7. هل هناك أي شيء يمكن أن تفعله الشركة لمنعك من المغادرة؟

هذا السؤال يدعم السؤال السابق، هنا يمكنك معرفة ما يمكن فعله لمنع الموظفين من المغادرة للسبب نفسه أو في حالات مماثلة قريبًا.

8. ما هو شعورك تجاه المشرفين والإدارة؟

أحيانًا تتساقط المشاكل في القسم من الأعلى إلى الأسفل. بينما قد لا يشتكي الموظفون أثناء عملهم في الشركة ، فمن المرجح أن يكونوا صادقين بشأن مشكلات الإدارة عند المغادرة.

9. هل هناك اتصالات كافية داخل الشركة؟ أو في قسمك؟

التواصل بين المدير وموظفيه وكذلك بين الزملاء انفسهم هو المفتاح وبدونه لا يمكن للعمال أن يتطوروا بسرعة.

يمكن أن يساعدك هذا السؤال في تمييز ما إذا كانت هناك مشكلات في الاتصال او التواصل داخل الشركة بشكل عام أو حتى في أقسام معينة.

10. هل تشعر أنك تلقيت راتب أو أجور عادلة؟

إذا كان موظفك يغادر بسبب الراتب أو المزايا ، فسيخبرك عادةً عندما تسأل عن أسباب مغادرته.

ومع ذلك ، قد تجد أيضًا أن بعض الموظفين يتركون الشركة لوظيفة مماثلة في شركة أخرى توفر تأمينًا أفضل وأجورًا أعلى وما إلى ذلك.

11. كيف كانت بيئة العمل خلال فترة إقامتك هنا؟

يساعدك هذا السؤال في الحصول على نظرة داخلية لكيفية رؤية الموظفين لبيئتهم اليومية في العمل ويتضمن كل شيء من العلاقات مع زملاء العمل إلى الشمولية في مكان العمل.

12. هل تلقيت ملاحظات كافية عن أدائك؟

تعرف على ما إذا كانت الإدارة تتواصل بشكل صحيح مع فريقها بشأن التوقعات أو الأداء.

بدون ملاحظات كافية ، لا يمكن للموظفين تصحيح المشكلات أو قد يشعرون بعدم الرضا إذا كانوا يؤدون عملًا جيدًا ولم يحصلوا على الإشادة او الشكر او حتى لم تتم مكافأتهم.

13. هل ستعود للعمل في هذه الشركة أم توصي به صديق؟

قد تكون قادرًا على استعادة الموظفين القيمين في المستقبل من خلال التغييرات المناسبة ، وقد يكون الموظفون الراضون الذين يغادرون لسبب آخر قادرين على التوصية باستبدال مناسب لدورهم.



Google Ad

إتـصـل بـنـا

إرسال