سياسة الاحتفاظ بالسجلات - Records retention policy
سياسة الاحتفاظ بالسجلات - Records retention policy
إن نموذج "سياسة الاحتفاظ بالسجلات - Records retention policy" هذا الخاص بالشركات هو نموذج جاهز ومتكامل يمكنك تخصيصه ليتلاءم مع احتياجات شركتك كما يمكنك اعتباره نقطة انطلاق لإعداد سياسات وإجراءات الموارد البشرية الخاصة بك.تصف "سياسة الاحتفاظ بالسجلات" هذه تعليمات وإجراءات وضوابط الشركة لإنشاء السجلات والحفاظ عليها والوصول إليها.
لضمان دقة السجلات وأمانها ، يلزم على الموظفين الالتزام بهذه السياسة.
في هذه السياسة ، "السجل" هو أي نوع من الملفات الإلكترونية أو الورقية (مستند ، جدول بيانات ، إدخالات قاعدة البيانات) تقوم الشركة وموظفوها بتخزينها في أنظمة الشركة.
يتضمن ذلك الملفات التي يقوم كل من الموظفين والمصادر الخارجية بإنشائها. تندرج جميع المستندات القانونية والتجارية ، بالإضافة إلى الاتصالات الرسمية الداخلية والخارجية ، ضمن اطار هذه السياسة.
تنطبق هذه السياسة على الموظفين الذين يمكنهم إنشاء السجلات والوصول إليها وإدارتها.
إدارات الموارد البشرية والشؤون المالية ، التي تدير المعلومات الحساسة والحرجة ، مسؤولة بشكل أساسي عن الاحتفاظ بسجلات دقيقة وآمنة ، ويجب على كل موظف آخر يقوم بإنشاء سجلات مهمة وتخزينها اتباع هذه السياسة أيضًا.
هنالك بعض الإرشادات العامة لإنشاء السجلات يجب على الموظفين اتباعها ومنها:
- التأكد من أن المعلومات دقيقة وكاملة.
- تخزين السجلات في وسائط مناسبة.
- تسمية السجلات وتصنيفها ومشاركتها بشكل صحيح.
- تمييز السجلات المصنفة بأنها سرية.
- توضيح من هو المصرح له بالوصول إلى السجلات.
- يجب على الموظفين أيضًا التحقق من السجلات التي تنشئها الأنظمة الإلكترونية تلقائيًا لضمان دقتها وتخزينها المناسب.
تحميل سياسة الاحتفاظ بالسجلات
Download Records retention policy
إخلاء المسؤولية:
- يهدف نموذج السياسة هذا إلى توفير إرشادات عامة ويجب استخدامه كمرجع.
- قد لا يأخذ نموذج السياسة هذا في الاعتبار جميع القوانين المحلية أو الدولية ذات الصلة ، كما انه ليس وثيقة قانونية.
- لن يتحمل موقع HR insider بالعربي ولا محرروه أي مسؤولية قانونية قد تنشأ عن استخدام هذه السياسة.
