ما هي القائمة المختصرة "Shortlist" وكيف يتم إعداد القائمة المختصرة "Shortlisting"؟ ما هي القائمة المختصرة "Shortlist" وكيف يتم إعداد القائمة المختصرة "Shortlisting"؟

ما هي القائمة المختصرة "Shortlist" وكيف يتم إعداد القائمة المختصرة "Shortlisting"؟

ما هي القائمة المختصرة "Shortlist" وكيف يتم إعداد القائمة المختصرة "Shortlisting"؟


إعداد القائمة المختصرة أو "Shortlisting" ، هي عملية تحديد مجموعة مرشحين يطابقون معايير ومتطلبات الوظيفة من بين مجموع المتقدمين الكليين للوظيفة الشاغرة، بحيث لا يتم الإضافة الى القائمة المختصرة الا من يستوفي على أفضل وجه، المعايير المطلوبة والمرغوبة للوظيفة الشاغرة والذين ترى أنه مؤهل للمضي قدمًا معه للخطوة التالية من عملية التوظيف الخاصة بك، والتي عادة ما تكون المقابلة، بمعنى آخر ، هي عملية إنشاء "قائمة مختصرة" بالمرشحين الذين ترى انهم مؤهلين لدعوتهم للمقابلة والتحدث إليهم.

في عملية التوظيف ، تأتي عملية إعداد القائمة المختصرة "The shortlist" بعد البحث عن المرشحين واستقطابهم واستلام طلبات التوظيف (البحث والإستقطاب) وقبل إجراء المقابلات النهائية (وجهاً لوجه) وإجراء مزيد من التقييم.

غالبًا ما يحدث فرز وفلترة السير الذاتية و إعداد القائمة المختصرة في وقت واحد، حيث أنه أثناء قيامك بفحص السير الذاتية للمرشحين المتقدمين بطلب التوظيف، يمكنك اختيار أفضل المرشحين واكثرهم ملائمة لمتطلبات الوظيفة لإضافته للقائمة المختصرة والمضي قدمًا معه.

هناك الكثير من الاعتبارات الفنية والقانونية التي تدخل في عملية الاختيار المناسبة. سنتناول كل قضية بشيء من التفصيل في هذا المقال.

كيفية إعداد القائمة المختصرة - Shortlisting

الخطوة 1: حدد معايير القائمة المختصرة الخاصة بك

وهي المعايير الأساسية واللازمة للقيام بالمهام الوظيفية والحد الأدنى المطلوب من الخبرات والمهارات التي يجب أن يتمتع به المرشح المختار.

يجب أن تكون هذه المعايير مرتبطة بالأداء أثناء العمل ومن الناحية المثالية يجب أن يتم تسجيلها في الوصف الوظيفي.

إن كون المعايير صحيحة ومثالية يتمثل بوجود توازن ومرونة بين المعايير العالية بما يكفي لضمان تقدم المرشحين الموهوبين ذوي الجودة العالية للوظيفة الشاغرة ، ولكن ليس صارمًا للغاية بحيث يتم استبعاد الكثير من المرشحين المؤهلين.

يجب أن تستند معايير القائمة المختصرة الخاصة بك إلى صفات وسمات الموظفين الأفضل أداءً حاليًا في الوظائف المماثلة للوظيفة الشاغرة.

لا ينبغي أن تستند معايير القائمة المختصرة الخاصة بك إلى:
  • الرأي الشخصي العاطفي أو الشعور الغريزي بما يعتقد المديرون أنه مطلوب للنجاح
  • أوجه التشابه الشخصية بين المرشحين والقائم بعملية التوظيف كأن يكون مختص التوظيف أو مدير التوظيف

يساعدك استخدام المعايير المرتبطة بالأداء الوظيفي في إعداد قائمة المرشحين المختصرة على تجنب المشكلات القانونية والتمييزية.

تأكد من أن معاييرك لا تنطوي على تمييز ضد أي فئات محمية قانونًا في المقام الأول.

الشيء المهم هنا هو تطبيق معاييرك بشكل متسق وعادل وموضوعي مع جميع المرشحين المتقدمين للوظيفة الشاغرة.

يمكن أن تشمل معايير القائمة المختصرة ما يلي:
  • التعليم
  • الخبرة العملية
  • المهارات والمعرفة
  • السمات الشخصية
  • الكفاءات
  • الدورات التدريبية

الاختلافات بين المعايير الأساسية والمعايير التنافسية:

المعايير الأساسية هي المعايير التي يجب على المرشح ان يمتلكها او يتمتع بها ليكون مؤهلا لشغل الوظيفة الشاغرة.

وكمثال بسيط على معيار أساسي هو كون المرشح قادرًا قانونيًا على العمل في الدولة التي تمارس فيها الشركة اعمالها.

غالبًا ما يسمى هذا النوع من المعايير بـ (المعايير الإقصائية) أي اذا كان المرشح يطابق هذه المعايير فيتم المتابعة معه في عملية التوظيف، واذا كان لا يمتلك احد او جميع هذه المعايير فيتم استبعاده (إقصاءه) مباشرةً.

من ناحية أخرى، فإن المعايير التنافسية هي تلك المعايير التي تجعل المتقدم بطلب التوظيف مرشحًا أقوى للقبول بالوظيفة من غيره وتعطيه ميزة تنافسية عن غيره، غالبًا ما تكون المعايير التنافسية هي الوسيلة للمفاضلة بين المرشحين.

ومن أمثلة المعايير التنافسية هي شهادات الدورات التدريبية والمهارات المهنية والخبرة العملية والمؤهلات الدراسية.

في كثير من الحالات ، غالبًا ما يصبح الفرق بين المعايير الأساسية والمعايير التنافسية غير واضح.

فعلى سبيل المثال ، قد يرغب مدير التوظيف في خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات لوظيفة معينة ، فإذا كان لدى غالبية المرشحين خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات ، فسوف يصبح هذا المعيار أساسياً بشكل افتراضي عندما يتم فرز وإستبعاد المرشحين الأقل خبرة.

الخطوة 2: قم بإنشاء بطاقة أداء القائمة المختصرة Shortlist Scorecard:

خذ المعايير الأساسية والمعايير التنافسية التي حددتها وقم بإنشاء بطاقة أداء القائمة المختصرة لمرشحيك، الغرض من بطاقة الأداء هذه هو سرد كل المعايير في قبال جميع المرشحين بحيث يمكنك تقييم كل مرشح يتم مراجعة سيرته الذاتية.

على سبيل المثال، إذا كنت توظف لوظيفة Retail Associate، فقد تبدو بطاقة الأداء لقائمتك المختصرة على النحو التالي:




إن وجود بطاقة أداء القائمة المختصرة يخدم غرضين:
  1. يضمن أنك تطبق جميع المعايير على جميع المرشحين بعدالة وبشكل مستمر.
  2. يتيح لك تحديد المرشحين الأقوى وترتيبهم بسهولة للمضي قدمًا معهم في خطوات التوظيف التالية.

الخطوة 3: حدد من سيتم إضافته الى القائمة المختصرة ليُعتَبَر (Shortlisted)

الان هنا يتحتم عليك أن تحدد كم عدد المرشحين لديك ممن يطابقون معاييرك ليتم اضافتهم الى القائمة المختصرة وترى انهم مؤهلين للمضي معهم قدماً في خطوات التوظيف التالية؟

عندما يتعلق الأمر بتحديد كم عدد المرشحين الذين سيتم اضافتهم الى القائمة المختصرة ، فإن معظم مختصو التوظيف غالباً لديهم في الإعتبار رقم محدد مسبقًا لذلك ، على سبيل المثال ، إجراء مقابلات مع أربعة إلى ستة مرشحين للوظيفة الشاغرة الواحدة.

إن أفضل أسلوب لتحديد عدد المرشحين الذين يمكن إضافتهم الى القائمة المختصرة هو أسلوب "نِسَب التخطي" بين العمليات ، أي تحديد نسبة معينة كمتوسط معدل لعدد المرشحين الذين يمكن ان يتخطوا كل عملية من عمليات التوظيف الى العملية الأخرى تِباعاً.

النسب النموذجية للتخطي (الإنتقال) هي كالتالي:
  • نسبة تخطي (إنتقال) المرشحين من مرحلة استقطاب السِيَر الذاتية الى مرحلة المقابلة هي 12٪
  • نسبة تخطي (إنتقال) المرشحين من مرحلة المقابلة الى مرحلة ارسال العرض الوظيفي 17٪
  • نسبة تخطي (إنتقال) المرشحين من مرحلة ارسال العرض الوظيفي الى مرحلة التعاقد 89٪

حسب هذه النسب فان العملية ستكون كالتالي (مثال):

استقطاب 100 مرشح للوظيفة (بمعنى سيكون لديك 100 سيرة ذاتية)
12 منهم سيتم اضافتهم الى القائمة المختصرة (و هُم الأكثر تطابقاً مع متطلبات الوظيفة ومعايير التوظيف)
اثنان منهم سوف يجتازان المقابلة بنجاح (هما الأفضل والانسب لشغل الوظيفة من بين الجميع) وسيتم ارسال العرض الوظيفي الى احدهما او كليهما.

مرشح واحد سيقبل العرض فقط ، يمكنك ارسال العرض الى واحد وانتظار رده، ان وافق فتكمل معه التعاقد وان لم يوافق فترسل العرض للمرشح المقبول الثاني.

الخطوة 4: مراجعة وفلترة السِيَر الذاتية لإختيار المرشحين الذين سيتم إضافتهم الى القائمة المختصرة

وفقًا للإحصائيات ، فإن 75٪ من المتقدمين للوظائف غير مؤهلين لشغلها و 88٪ ليسوا أقوياء بما يكفي لإضافتهم الى القائمة المختصرة ودعوتهم الى المقابلة (بمعنى غير قادرين على منافسة المرشحين ذوي المؤهلات الأفضل).

عندما تكون 75 إلى 88 في المائة من السير الذاتية التي تتلقاها من أجل الشاغر المفتوح هي غير تنافسية او غير مؤهلة وغير مطابقة لمتطلبات الوظيفة، فهذا يجعل من عملية إعداد القائمة المختصرة الجزء الأكثر استهلاكا للوقت في عملية التوظيف.

في السابق كانت عملية مراجعة السِيَر الذاتية وفلترتها واضافة المرشحين للقائمة المختصرة يتم يدوياً، وهو الأسلوب التقليدي لتنفيذ هذه العمليات.

بينما في السنوات الأخيرة اصبح من الصعب جداً اجراء هذه العمليات يدوياً، خصوصاً في بعض الشركات كبيرة الحجم بل حتى لو تم ذلك فهو لا يتم بالكفاءة المطلوبة ، إذ اصبح يستقبل مختصو التوظيف للوظيفة الشاغرة الواحدة ما متوسطه 250 سيرة ذاتية ، والتي يمكن أن يستغرق مراجعتها جميعا وتقييم كل مرشح باستخدام بطاقة الأداء القائمة المختصرة (التي تم الإشارة اليها أعلاه) وتحديد القائمة المختصرة النهائية للمرشحين ما يصل إلى 23 ساعة للوظيفة الواحدة .

لذلك رأى مدراء الموارد البشرية ومسؤولو التوظيف أن هذه مشكلة كبيرة وينبغي إيجاد حل فعال لها ، فتحولوا إلى التكنولوجيا ، حيث تم ابتكار نظام تتبع المتقدمين للوظائف (ATS).

ومن مزايا استخدام ATS ما يلي:
  • تنظيم جميع طلبات التوظيف الواردة للوظيفة الشاغرة.
  • تتبع مصادر المرشحين بالإضافة إلى مقاييس التوظيف الأخرى (على سبيل المثال ، نسبة تخطي المرشحين من مرحلة استقطاب السِيَر الذاتية الى مرحلة المقابلة).
  • أتمتة عملية فحص ومراجعة السير الذاتية وفقاً للمعايير الأساسية والمعايير التنافسية.
  • ترتيب المرشحين من خلال مطابقة الكلمات الرئيسية.
  • اذا كانت لديك قاعدة بيانات للسير الذاتية ، يتيح لك نظام تتبع المتقدمين "ATS" البحث فيها واختيار المرشحين الأكثر مطابقة لمتطلبات الوظيفة الشاغرة باستخدام الكلمات الرئيسية أو عمليات البحث المخصصة.

لكن بمرور الوقت أصبحت بعض مزايا نظام تتبع المتقدمين "ATS" هي نقاط ضعفه.

إذ وعلى سبيل المثال فإن معظم برامج ATS تستخدم مطابقة الكلمات الرئيسية بين متطلبات الوظيفة و وصفها وبين محتوى السيرة الذاتية فكلما احتوى ملف السيرة الذاتية على اكثر عدد من الكلمات الرئيسية المذكورة في متطلبات الوظيفة كلما كانت فرصة المرشح اكبر بأن تتخطى سيرته الذاتية نظام ATS ويتم وضعه في القائمة المختصرة وبالتالي دعوته للمقابلة.

هذا المبدأ في أنظمة ATS أدى إلى قيام الكثير من المرشحين بالإحتيال على النظام من خلال حشو الكلمات الرئيسية في سيرهم الذاتية مما جعل ميزة مطابقة الكلمات الرئيسية لا جدوى لها.

بالتالي برزت نقطتا ضعف رئيسيتان في أنظمة ATS هما:
  1. قبول مرشحين هم في الواقع ليسوا الأفضل، وانما فقط لأنهم قاموا بحشو سيرهم الذاتية بالكثير من الكلمات الرئيسية ليخدعوا خوارزميات النظام.
  2. استبعاد المرشحين الجيدين الذين لا يستوفون عوامل تصفية الكلمات الرئيسية ولكنهم يتمتعون بمؤهلات قوية بالفعل.
أدى التطور الحالي المستمر في تقنيات تحليل البيانات الى ظهور طرق مبتكرة لاختيار المرشحين حيث ظهر جيل جديد من القوائم المختصرة، وظهر ما يسمى "القائمة المختصرة الذكية".

بإختصار فإن القائمة المختصرة الذكية هي نتاج لإضافة خوارزميات متطورة ومعقدة إلى أنظمة ATS والتي تسمح بدورها لأنظمة ATS بتصنيف المرشحين وترتيبهم وفقا للعديد من المعطيات ومن ثم إنتاج قائمة مختصرة للمرشحين بشكل اكثر دقة و واقعية من السابق، حيث أصبحت لا تعتمد فقط على مطابقة الكلمات الرئيسية وإنما مقاطعة العديد من المدخلات والمعايير و التي ينتج عنها اختيار اكثر المرشحين ملائمة للوظيفة الشاغرة.

كاتــب المقال : Ideal Team مترجم المقال : Aimen Basim المصـــــــــدر : [1]

[تمت الترجمة بتصرف]


إتـصـل بـنـا

إرسال

ابحث في الموقع