ما هي خطوات عملية التوظيف واختيار الموظفين التي تعتمدها إدارة الموارد البشرية ؟
عملية التوظيف في الموارد البشرية
ان عملية التوظيف عملية متكاملة من مجموعة نشاطات مثل الاستقطاب والاختيار والتعيين، ولإجراء عملية توظيف مثالية فإن اول عنصر مهم لتحقيق ذلك هو وجود مختص توظيف كفوء ومؤهل لهذه العملية الحساسة، ويجب ان يكون على دراية كاملة بمتطلبات الشركة ومتطلبات الوظيفة وبيئة العمل الداخلية والموارد المالية المتاحة لعملية التوظيف والمنافسة في سوق العمل و وفرة المورد البشري والكثير من العوامل المؤثرة على كفاءة و دقة عملية التوظيف.
في ادناه سوف نوجز اهم خطوات التوظيف في الموارد البشرية والتي تضمن تنفيذ عملية توظيف متكاملة وناجحة.
في ادناه سوف نوجز اهم خطوات التوظيف في الموارد البشرية والتي تضمن تنفيذ عملية توظيف متكاملة وناجحة.
مراحل التوظيف في الموارد البشرية
1- الاستقطاب (الاستقطاب الوظيفي) - Sourcing
الاستقطاب هو عملية جذب افضل المهارات والكفاءات من الباحثين عن العمل لشغل الوظائف الشاغرة عن طريق الإعلان عن مواصفات الوظيفة ومتطلباتها.تأتي عملية الاستقطاب بعد عملية التخطيط، أي بعد وضع خطة التوظيف الشاملة، على فرض أن الشركة او المنظمة جديدة وسيتم البدء في التوظيف لها من الصفر، فيبدأ مختص التوظيف بالبحث والاستقطاب من بعد إقرار خطة التوظيف.
اقرأ المزيد عن تخطيط الموارد البشريةاو قد تكون الشركة او المنظمة قائمة فعلا وتمارس اعمالها وحصل شاغر جديد نتيجة لاستقالة احد الموظفين، وهنا يقوم مختص التوظيف وحسب الإجراءات المتبعة في الشركة ببدء البحث عن مرشحين جدد.
او قد تنشأ حاجة لموظفين جدد نتيجة للتوسع في الإنتاج او فتح فروع جديدة او زيادة المشاريع او غيرها من الظروف التي تتطلب من مختص التوظيف بدء البحث عن مرشحين لتوظيفهم وكل عملية و لها إجراءاتها وحسب ما معمول به داخليا في ذات الشركة.
ونتيجة لأي من الاحتمالات او الحالات أعلاه يبدأ مختص التوظيف عمله بالبحث واستقطاب الموارد البشرية وتهدف عملية الاستقطاب الى:
- تنفيذ خطة الموارد البشرية في الشركة والتي تم فيها تحديد عدد الأفراد اللازمين للوظائف المتاحة.
- توسيع دائرة الاختيار من بين المرشحين المؤهلين مما يتيح لإدارة الموارد البشرية اختيار المرشح الأنسب والأكثر ملائمة لمتطلبات الوظيفة الشاغرة.
- اتاحة الفرص المتكافئة للجمهور من كافة فئات المجتمع لشغل الوظائف .
- المساهمة في تخفيض معدل دوران العمالة او الدوران الوظيفي في الشركة من خلال جذب المرشحين المناسبين والاحتفاظ بأصحاب الكفاءات وتحفيزهم للبقاء في الشركة .
- استقطاب المواهب وأصحاب الكفاءات والخبرات بشكل دقيق وسليم للتقليل من تكاليف الاختيار والتعيين.
2- فرز وتصفية السير الذاتية واعداد القائمة المختصرة - Screening and Shortlisting
هي تلك العمليات التي يقوم بها قسم الموارد البشرية لتصفية وانتقاء أفضل المرشحين للوظيفة وهم الأشخاص الذين تتوافر فيهم مقومات ومتطلبات شغل الوظيفة أكثر من غيرهم ويتم هذا الاختيار طبقًا لمعايير الاختيار التي تعتمدها الشركة.
ومن بعد التصفية يقوم مختص التوظيف بإعداد القائمة المختصرة الأولية والتي تضم اكثر الأشخاص ملائمة للعمل في الشركة ولشغل الوظيفة، ويتم اعداد هذه القائمة المختصرة بناءاً على مراجعة السير الذاتية والاطلاع عليها فقط، لذلك تعتبر قائمة مختصرة أولية.
اما القائمة المختصرة النهائية فيتم اعدادها من بعد التواصل مع المرشحين في القائمة الأولية والتحقق من تواجدهم او توافرهم او اهتمامهم او كفاءتهم او مطابقتهم لما مذكور في سيرهم الذاتية وغيرها من المعطيات التي يتم على اساسها تصفية المرشحين في القائمة المختصرة الأولية ويتم إعداد القائمة المختصرة النهائية والتي تضم المرشحين المهتمين بالوظيفة ومتاحين ومناسبين للعمل لدى الشركة ومطابقين لمتطلبات الوصف الوظيفي.
يجدر الإشارة الى ان هذا الانطباع الذي تم اعداد القائمة المختصرة النهائية على أساسه هو اولي أيضا، حيث يتم التحقق من ملائمة المرشح للعمل في الشركة او من مطابقة مؤهلاته وخبرته لمتطلبات الوصف الوظيفي بشكل دقيق من خلال المقابلة الرئيسية والتي سيتم فيها اختبار المرشحين وتوجيه الأسئلة المطولة والتخصصية لهم للوصول الى نتيجة دقيقة حول من هو انسب مرشح للقبول.
3- إجراء المقابلة الشخصية - Interviewing
المقابلة الشخصية هي فرصة لاجتماع (المتقدم للوظيفة) و (صاحب الشركة او مختص التوظيف او لجنة المقابلة) معاً، حيث تتيح لصاحب العمل او مختص التوظيف التعرف عن كثب على الشخص المتقدم للعمل وعلى مؤهلاته ومهاراته ومن جانب اخر تتيح للشخص المرشح المتقدم للوظيفة التعرف على الشركة ونشاطها وطبيعة العمل و وصف ومتطلبات الوظيفة الشاغرة كما أنها تتضمن أيضًا قدرة كل من طرفي المقابلة على إقناع الطرف الثاني بوجهة نظره .
تتضمن المقابلات العديد من الاختبارات، يتم اختيار احدها او مجموعة منها حسب متطلبات الوظيفة والشركة ومن أهمها:
- الاختبارات النفسية والشخصية
- اختبارات القدرات الذهنية
- اختبارات الأداء
- اختبارات سرعة الاستجابة
- اختبارات اللغة
- اختبار القدرة على استخدام الكمبيوتر وبرامجه
أيضا توجد العديد من المعايير التي تعتمدها إدارات الموارد البشرية عند المفاضلة بين المرشحين واتخاذ قرار الاختيار ومن اهم تلك المعايير:
- مستوى التعليم
- الخبرة السابقة
- الصفات الشخصية
- الصفات البدنية
- المهارات
- اللغات
4- التحقق والاختيار- Checking and selecting
بعد الانتهاء من مقابلة جميع المرشحين المتقدمين لشغل الوظيفة الشاغرة يأتي القرار بتعيين الأفضل اعتماداً على المفاضلة بين نتائج تقييم المرشحين، حيث يتم تحديد درجات معينة لكل فقرة من فقرات التقييم تبعا لمتطلبات الوظيفة الشاغرة ، حيث وعلى سبيل المثال يتم تحديد درجة لبند اللغة في وظيفة مترجم اعلى من التي يتم تحديدها في وظيفة مراقب الوثائق ويتم تحديد درجة لبند مهارات القيادة في وظيفة مدير قسم اعلى من التي يتم تحديدها لوظيفة موظف مشتريات وهكذا ، كما يجب ان يكون واضع التقييم حيادي و موضوعي في تقييمه للمرشح من دون تحيز لمرشح دون اخر وذلك لتوظيف الشخص المناسب في المكان المناسب ولضمان اختيار افضل مرشح للوظيفة الشاغرة
في هذه المرحلة يتعين على إدارة الموارد البشرية البحث والفحص عن صحة وصلاحية الوثائق والمستندات والشهادات التي قدمها المرشح الذي وقع عليه الاختيار والتحقق من دقة وصحة خبرته السابقة، ويكون ذلك بكل الوسائل المهنية والمتاحة ، مثل الاتصال بالمراجع، التحقق من الأرقام المرجعية في الشهادات ، التواصل مع مانحي الشهادات او الأشخاص ذوي الصلة بعمله في وظائفه السابقة وغيرها من الوسائل الممكنة للحصول على اعلى درجة من الدقة والوضوح في معلومات المرشح.
5- التوظيف - Hiring
تتكون عملية التوظيف من مجموعة مراحل، أهمها:مرحلة تقديم العرض - Offering
قد يبدو ان اجراء (عرض العمل) بسيطا بما فيه الكفاية، حيث يوجد مرشح مؤهل للحصول على وظيفة قد تم اختياره والموافقة على توظيفه و كل ما هو مطلوب هو تقديم العرض للمرشح ، مع ذكر التعويضات والمزايا التي يتوقع أن يحصل عليها.
في الواقع هذا ليس كل ما في الأمر وهذه النظرة قاصرة لعملية [تقديم عرض العمل].
ان تقديم عرض العمل هو عملية مفصلية ومتكاملة بحد ذاتها، فهو ينطوي على العديد من النقاط البارزة والعديد من التفاصيل التي يجب العناية بها، كما يتطلب الكثير من الاهتمام من جانب مسؤول التوظيف او مدير الموارد البشرية.
ان تقديم عرض العمل إذا لم يتم بشكل صحيح ، فقد لا يعطي النتائج التي يتوقعها مسؤول التوظيف او مدير الموارد البشرية (مثل الحصول على المرشح المطلوب الذي يقبل العرض والوظيفة).
أيضا في حال تم تنفيذ هذا الاجراء بشكل منتظم سوف تكون إدارة الموارد البشرية قادرة على توفير الموارد (الوقت والمال والقوى العاملة).
عرض العمل - Job offer
عرض العمل هو دعوة رسمية لموظف محتمل ليصبح موظف في الشركة، و يحدد العرض بشكل عام البنود والشروط التي بموجبها يتم تقديم الوظيفة للموظف المحتمل، حيث يشمل التعويضات والمزايا والمسؤوليات الوظيفية.يمكن أن يشمل العرض الوظيفي أيضًا ساعات وايام العمل، وتاريخ المباشرة بالعمل، وتقديم تفاصيل إضافية مهمة للموظف المحتمل ويرغب أن يعرفها.
مرحلة تقديم متطلبات التوظيف - Hiring Requirements
في حال قبول العرض من قبل المرشح وتوقيعه من قبل الطرفين ، يطلب من المرشح اكمال إجراءات الانضمام اللازمة والتي تختلف من بلد الى اخر ومن شركة الى أخرى ومن وظيفة الى أخرى ، ونذكر على سبيل المثال ابرز تلك المتطلبات:
- البطاقات التعريفية او المستمسكات الثبوتية
- شهادات او وثائق التخرج
- شهادات الدورات التدريبية
- الفحوصات الطبية
- القيود الجنائية او قيود اثبات عدم محكومية
- الحساب المصرفي
- السيرة الذاتية المحدثة
- متطلبات أخرى تقل او تزيد حسب إجراءات كل شركة
التوجيه و الارشاد – Onboarding
عند مباشرة الموظف الجديد في الشركة من الضروري أن يكون على دراية بكل ما يخصه ويخص عمله، مثل معلومات عن تاريخ الشركة ومجال عملها ونشاطاتها وفروعها ومبادئها، عنوانه الوظيفي والقسم الذي ينتمي له والمدير المباشر المسؤول عن تقييمه وإعطاء المهام له، أيضا معرفة بقية الأقسام ومواقعها، مواقع التجمع عند الطوارئ وأرقام الاتصال في حالة الطوارئ او الإسعاف الاولي، أماكن الراحة والصلاة والطعام ودورات المياه الصحية وغيرها ان وجدت، السياسات والإجراءات والقواعد واللوائح الانضباطية وغيرها من الأمور تزيد او تقل حسب حجم وبيئة العمل لكل شركة.
هذا الاجراء يسمى التوجيه او الارشاد.
يمكن تعريف التوجيه على أنه وظيفة إدارة الموارد البشرية التي تقدم رسميًا وبشكل احترافي الموظفين الجدد إلى الشركة والوظائف ومجموعات العمل التي ينتمون إليها وبيئة العمل التي سيعملون فيها.
يتم تطبيق اجراء التوجيه لتحقيق الأهداف التالية: -
- مساعدة الموظف الجديد على التغلب على الخجل والتوتر في مقابلة أشخاص جدد في بيئة جديدة.
- إعطاء الموظف الجديد المعلومات اللازمة مثل أماكن الراحة والصلاة والطعام ودورات المياه الصحية وغيرها.
- المساعدة في الحد من دوران العمل والغياب ومخالفة قوانين العمل.
- تقليل الالتباس وتطوير علاقات صحية في الشركة.
- ضمان أن الموظف الجديد لا يشكل انطباعات خاطئة ويطوّر موقفًا سلبيًا تجاه الشركة.
عقد العمل - Contract
عقد العمل هو اتفاقية موقعة بين الموظف وصاحب العمل و يحدد كلاً من حقوق ومسؤوليات والتزامات كلا الطرفين (الموظف والشركة) ، كما يعرف أيضاً بعقد التوظيف او اتفاقية التوظيف.
ويتم توقيع العقد من بعد مباشرة الموظف بعمله لدى الشركة على ان يكون العقد بنسختين على اقل تقدير احدهما للموظف والآخر للشركة، كما تشترط بعض قوانين العمل كما في قانون العمل العراقي رقم 37 لسنة 2015 ان يكون العقد بثلاث نسخ واحدة لصاحب العمل والثانية للعامل او الموظف وتودع النسخة الثالثة لدى دائرة التشغيل والقروض.
